■課題およびソリューション

町役場の議会委員会室やその他会議室では参加者のためのマイク、スピーカーなどの音響設備を設置していましたが、発言のたびにマイクを受け渡して運用していたため、時間がかかり、スムーズな進行が難しい状況でした。感染症対策の面でもマイクを取りまわすこと、逐一消毒をして受け渡すことは現実的ではなく、各席に設置する非接触型のマイクが望ましいと考えていました。また、その他の会議室でも同じような環境で音響設備を運用したいという要望もあり、参加者の人数や形式に応じて簡単に音響設備を移動して設置できるタイプの会議システムが求められていました。
そこで、一般的な無線Wi-Fiである2.4GHz/5GHz帯域を使用するワイヤレス会議システム Microflex Complete Wireless (以下 MXCW)を導入することとなりました。各参加者に置かれる会議ユニットはマイクとスピーカーが一体になっており、ワイヤレス運用です。そのため、設置は充電ステーションで充電した充電池を会議ユニットに装着し、参加者の机に置くだけで完了。参加者は本体のボタンを押すだけで簡単に発言を開始できます。アクセスポイントトランシーバーが受信する範囲内であれば自由な位置、柔軟なマイク数(トランシーバー1台につき会議ユニット最大125台)で運用できるため、多様な会議スタイルにフレキシブルに対応できます。

■導入後のメリット

マイクを受け渡すという感染症対策の問題点が解消された点を高く評価されています。また、マイクを受け渡す時間が短縮され、議論自体がスムーズに進行できる点、明瞭な音質で収音するため、議事録作成支援システムを活用できるようなった点も業務の効率化に結びついているという印象でした。必要に応じてアクセスポイントトランシーバーと会議ユニットを運べば別の会議室でも簡単に運用できるため、会議システムが積極的に活用されるようになりました。

■インタビュー

豊かな自然と中心部に都市機能を両立する東員町、従来の会議システムの改善点を解決し、 DXを加速
東員町は三重県員弁郡に属する自治体です。名古屋市の西に位置し、名古屋駅へのアクセスが1時間以内のため、名古屋都市圏の通勤圏内に含まれる好立地で注目を集めています。鈴鹿山脈をはじめとする雄大な自然に囲まれながらも中心部に都市機能が充実。住みやすい環境は移住者にも人気を集め、東海エリアの居住満足度調査で21、22年連続で「街の幸福度ランキング」1位を獲得。人口は年々増加し、特に20代、30代の若年層の比率が増えていることが特徴的な町となっています。

「従来の会議では参加者の人数が多い場合など、マイクを複数の参加者で共有して使っていました。しかし、コロナ禍という状況の中、こういった運用方法を改善しないといけない、というのが導入の最も大きな理由でした」と東員町 財務課 課長を務める岩佐浩二氏は振り返ります。

▲東員町役場庁舎

議会委員会室では数本の有線/無線マイクを用意し、発言者が持ち回りでマイクを使用して運用していました。そんな中、感染症対策の必要性が上がり、別の発言者に変わるごとに逐一消毒をして、という流れで会議を行っていたのですが、会議の進行としては非常に難しいと感じていました。そこで、参加者個別にマイクが用意されている会議システムを検討し、Shureのワイヤレス会議システム「MXCW」を採用したのです。

持ち運びが容易で配線せずにシステム構築ができる
「会議システムは議会委員会室だけではなく、住民の方が参画する会議など他の会議室でも盛んに利用しています。そのため、議会委員会室だけではなく、そのほかの会議室でも持ち運べて簡単に運用できる、というシステムを求めていました」(岩佐氏)

参加者各自の前に置く会議ユニットMXCW640はマイクとスピーカーを備えた会議ユニットです。バッテリーで駆動し、アクセスポイントトランシーバーと接続するため、面倒な配線の必要なく運用できます。参加者はマイクに話すだけで音声を収音し、他の参加者の発言は会議ユニットのスピーカーから明瞭な音で聞き取れます。

▲会議ユニットMXCW640とバッテリーSB930

アクセスポイントトランシーバーに関しても幅、奥行共に170mm、約850gと非常に小型なため、非常に持ち運びやすい形状となっています。

▲アクセスポイントトランシーバーMXCWAPT

「基本的に議会委員会室以外で会議システムを運用する場合、アクセスポイントトランシーバーと必要な数の会議ユニット、PoEハブを持っていくだけで完了します。赤外線マイクの場合、かなり大きなレシーバーなどが必要だったので、このコンパクトさにはメリットを感じています。また、発言をする必要のない参加者が隣接した部屋で会議ユニットをスピーカーとしてだけ使用して聞き取ることができる、というのも運用後に感じた便利な部分ですね。会議自体には参加しない職員でも内容自体はリアルタイムに把握することが可能になることは効率化にもつながります」(岩佐氏)

明瞭な音質を議事録作成支援システムにも活用
「会議だけではなく、4名程度のパネルディスカッションにも非常に使いやすいです。見た目もすっきりしてきれいなので、イベントの中で使用しても違和感なく調和します。また、マイクを取りまわして使用していた時よりもそれぞれの参加者の発言を非常にクリアに取れるため、音声レコーダーで録音したデータが議事録作成支援システムに活用できるようになりました。従来はアナログで録音したものを聞きながら文字起こしをしていたのですが、音声が高品質なため、まず自動で議事録作成支援システムである程度文字起こしを行い、その後は手直しで済むようになりました。文字起こしを行う手間はかなり短縮化しているのではないか、という印象です」(岩佐氏)

従来の音響システムからデジタルワイヤレスシステムへの移行が完了した東員町役場。会議システムの準備から進行、会議後の議事録まで、様々な分野での業務効率化が実現しています。
「今後は庁舎内を網羅するWi-Fiのアクセスポイントを活用し、中央集積型の制御で庁舎内どこでもワイヤレスシステムを使えるようにしたいですね」(岩佐氏)
今回のシステムでは無線規格の制約上、難しい要件ですが、実現に向けて意欲的に語っていただきました。東海エリアで住みやすい街として期待される東員町のDXが加速しています。